System Blueprint v1.0

Cấu trúc Hệ thống
Quản lý Sales — Kho — Mua hàng

Thiết kế tổng thể hệ thống thông tin và quy trình vận hành, đi từ kiến trúc tổng quan đến chi tiết từng module, luồng dữ liệu, và màn hình chức năng.

Ngày: 02/04/2026 Vai trò: QA / BA Phiên bản: 1.0
PHẦN 1
Bức tranh Tổng quan
Hệ thống vận hành dựa trên 1 nguyên tắc cốt lõi: Demand → Allocation → Supply. Mọi thứ xoay quanh việc match nhu cầu với nguồn cung, tự động, minh bạch.
👤
Sales
Tạo nhu cầu (SO)
→
🛒
Mua hàng
Bổ sung nguồn cung (PO)
→
⚙️
Allocation
Engine Bộ não hệ thống
→ 📦
Kho
Thực thi (nhận, kiểm, giao)
→ 📊
Dashboard
Nhìn thấy mọi thứ
📋
DEMAND
Nhu cầu hàng hóa phát sinh từ đơn hàng khách (SO), mức tồn kho tối thiểu (safety stock), hoặc dự báo nhu cầu.
SO Min Stock Forecast
⚙️
ALLOCATION
Hệ thống tự match demand ↔ supply. Tự reserve hàng tồn, tự tính thiếu bao nhiêu, tự route luồng cho kho. Không ai cần phân loại thủ công.
ATP Reserve Route
📦
SUPPLY
Nguồn cung gồm hàng tồn kho hiện có, PO đang về, và hàng dự kiến sản xuất/nhập. Supply được hệ thống track real-time.
Stock PO incoming In-transit
PHẦN 2
Kiến trúc Hệ thống — 5 Lớp
Hệ thống được thiết kế theo 5 lớp, từ dữ liệu nền tảng lên đến giao diện người dùng. Mỗi lớp phục vụ một mục đích rõ ràng.
5
Presentation — Giao diện người dùng
Mỗi bộ phận có màn hình riêng, chỉ thấy cái cần thấy, làm cái cần làm
Sales Portal Purchase Portal Warehouse Portal Dashboard
↕
4
Business Logic — Bộ não xử lý
Toàn bộ logic phân bổ, tính toán, routing nằm ở đây. Con người không cần quyết định logic.
Allocation Engine ATP Calculator Routing Engine Alert Engine
↕
3
Workflow — Quy trình vận hành
Các bước xử lý thực tế: tạo SO, tạo PO, nhận hàng, QC, pick, pack, ship
SO Flow PO Flow Inbound Flow Outbound Flow
↕
2
Data — Dữ liệu giao dịch
SO, PO, Lot, QC Record, Cert, Inventory transaction — mọi hoạt động đều được ghi nhận
SO/PO Lot/Batch QC Record Inventory Log
↕
1
Master Data — Dữ liệu nền tảng
Dữ liệu gốc, ít thay đổi: sản phẩm, khách hàng, NCC, tiêu chuẩn kỹ thuật, vị trí kho
Product Customer Supplier Spec/Standard Location
PHẦN 3
Cấu trúc Dữ liệu
Đây là các thực thể (entity) cốt lõi. Hiểu đúng dữ liệu thì hệ thống mới vận hành đúng.
📦 Product (Sản phẩm)
product_id Mã sản phẩm PK
name Tên sản phẩm
category Loại (bolt/nut/washer...)
spec_standard Tiêu chuẩn (JIS/DIN...)
material Vật liệu
unit Đơn vị tính
min_stock Tồn kho tối thiểu
lead_time Thời gian mua (ngày)
👤 Customer (Khách hàng)
customer_id Mã KH PK
name Tên công ty
contact Người liên hệ
address Địa chỉ giao hàng
payment_terms Điều khoản thanh toán
🏭 Supplier (Nhà cung cấp)
supplier_id Mã NCC PK
name Tên NCC
products Danh mục SP cung cấp
lead_time Lead time trung bình
rating Đánh giá chất lượng
📋 Sales Order (SO)
so_id Mã SO PK
customer_id Khách hàng FK
order_date Ngày đặt
due_date Hạn giao
status Trạng thái
lines[] Chi tiết (SP, SL, giá)
📝 SO Line (Dòng SO)
so_line_id ID PK
so_id Thuộc SO nào FK
product_id Sản phẩm FK
qty_ordered SL đặt
qty_reserved SL đã reserve
qty_shipped SL đã giao
alloc_source Nguồn (stock/PO)
🛒 Purchase Order (PO)
po_id Mã PO PK
supplier_id NCC FK
order_date Ngày đặt
eta Ngày dự kiến về
status Trạng thái
lines[] Chi tiết (SP, SL)
🏬 Inventory (Tồn kho)
product_id Sản phẩm FK
location Vị trí kho
qty_on_hand SL thực tế
qty_reserved SL đã reserve
qty_available SL khả dụng
lot_id Lô hàng FK
🏷️ Lot (Lô hàng)
lot_id Mã lô PK
po_id Từ PO nào FK
product_id Sản phẩm FK
qty Số lượng
qc_status Pass/Fail/Pending
receive_date Ngày nhận
✅ QC Record
qc_id Mã QC PK
lot_id Lô kiểm FK
inspector Người kiểm
result Pass / Fail
measurements Kết quả đo
cert_id Chứng chỉ FK
PHẦN 4
Allocation Engine — Bộ não hệ thống
Đây là phần quan trọng nhất. Mọi quyết định phân bổ hàng do hệ thống thực hiện, không phải con người.

DEMAND (Nhu cầu)

SO-1001: M10x30 × 500
Due: 08/04
SO-1003: M10x30 × 300
Due: 12/04
Min Stock: M10x30 × 200
Safety buffer
→

ENGINE (Phân bổ)

1. Sắp theo deadline
2. Reserve từ stock
3. Reserve từ PO incoming
4. Tính thiếu → Gợi ý mua
5. Route luồng cho Kho
→

SUPPLY (Nguồn)

Tồn kho: 400
→ Reserve cho SO-1001
PO-089 đang về: 2000
ETA: 15/04
Thiếu: 0
Đủ supply
📐
Quy tắc phân bổ (Allocation Rules)
Hệ thống chạy tự động, không cần can thiệp người dùng
# Quy tắc Mô tả Ví dụ
1 EDD First Ưu tiên đơn có deadline sớm nhất, không phải đơn đặt trước Đơn ngày 8 được reserve trước đơn ngày 10
2 Stock trước, PO sau Reserve từ hàng tồn kho hiện có trước. Chỉ reserve từ PO incoming khi stock không đủ Kho có 400 → reserve 400 từ stock, còn thiếu 100 reserve từ PO
3 Partial OK Cho phép giao 1 phần nếu không đủ hàng. SO line tự tách: phần có → outbound, phần thiếu → chờ Đặt 1000, kho 600 → giao 600, thiếu 400 chờ PO
4 Auto re-allocate Khi PO về (stock in), hệ thống tự re-run allocation cho các SO đang thiếu PO về 2000 → tự cấp cho SO-1001 (thiếu 400) + SO-1003 (300) + tồn kho
5 Safety Stock protected Không reserve vào safety stock. Khi available ≤ min_stock → trigger gợi ý mua hàng Min stock = 200, kho 250 → available cho SO chỉ là 50
PHẦN 5
Luồng Nhập hàng (Inbound)
Từ khi phát sinh nhu cầu mua → hàng vào kho. Kho nhìn vào hệ thống biết ngay hàng này đi đâu.
HỆ THỐNG
⚙️ Tính nhu cầu mua
→
📋 Tạo Demand List
→
Demand = Tổng SO chưa fulfill + Min stock − Tồn khả dụng − PO đang về
MUA HÀNG
📝 Xem Demand List
→
🏭 Chọn NCC + Giá
→
✅ Tạo PO
→
📤 Gửi PO cho NCC
HỆ THỐNG
⚙️ PO tạo xong → tự link vào SO thiếu hàng
→
📊 Cập nhật ATP: "hàng sẽ về ngày X"
KHO
Nhận hàng
📦 Hàng về → Nhập PO#
→
🔍 Kiểm SL thực tế
→
✅ Xác nhận nhận hàng
→
Sai/thiếu? → Bấm "Báo sai lệch"
HỆ THỐNG
⚙️ Tạo Lot tự động
→
⚙️ Auto-route: SO chờ? → Luồng A (ưu tiên) / Tồn → Luồng B
→
📋 Đẩy vào hàng đợi QC (có ưu tiên)
QC
🔬 Kiểm tra theo danh sách ưu tiên
→
📝 Nhập kết quả đo
→
Pass / Fail?
HỆ THỐNG
✅ Pass + Luồng A → Chuyển Pick queue
|
✅ Pass + Luồng B → Stock in
|
❌ Fail → Tạo DMR + Thông báo Mua hàng
KHO
Nhập kho
📦 Đặt hàng vào vị trí (hệ thống gợi ý)
→
✅ Xác nhận Stock in
HỆ THỐNG
⚙️ Cập nhật tồn kho
→
⚙️ Re-run Allocation → Tự fulfill SO đang chờ
→
🔔 Thông báo Sales: "Hàng đã sẵn sàng cho SO-xxx"
PHẦN 6
Luồng Xuất hàng (Outbound)
Từ khi SO được fulfill → hàng giao đến khách.
SALES
📋 Tạo SO
→
👁️ Xem ATP (có/thiếu/khi nào có)
→
✅ Xác nhận SO
HỆ THỐNG
⚙️ Allocation: reserve hàng từ stock/PO
→
⚙️ Đủ hàng? → Tạo Pick Order tự động
→
🔔 Thông báo Kho: "SO-xxx sẵn sàng pick"
KHO
Pick
📋 Nhận Pick list (SP, SL, vị trí)
→
📦 Lấy hàng theo vị trí
→
✅ Xác nhận đã pick đủ
KHO
Pack
📦 Đóng gói theo yêu cầu KH
→
🖨️ HT tự in: nhãn + packing list + cert
→
✅ Xác nhận đóng gói xong
KHO
Ship
🚚 Giao hàng
→
✅ Xác nhận đã giao
HỆ THỐNG
⚙️ Cập nhật tồn kho (trừ reserved)
→
⚙️ Cập nhật SO status → "Shipped"
→
🔔 Thông báo Kế toán: "SO-xxx đã giao, xuất HĐ"
PHẦN 7
Modules — Chi tiết chức năng
Mỗi module phục vụ một nhóm người dùng cụ thể. Phân biệt rõ: việc nào con người làm, việc nào hệ thống làm.
MODULE 1 Sales Portal
  • 📋
    Tạo & quản lý SO
    Tạo đơn hàng, thêm line item. Hệ thống hiển thị ATP ngay khi chọn sản phẩm — Sales biết ngay có hàng hay không, bao giờ có.
    Cả hai
  • 📊
    Dashboard SO
    Theo dõi trạng thái từng SO: đang chờ hàng, đang pick, đang pack, đã ship. Không cần hỏi ai.
    Hệ thống
  • 🔔
    Thông báo tự động
    Hàng về kho → thông báo. Pick xong → thông báo. Ship xong → thông báo. SO sắp quá hạn → cảnh báo.
    Hệ thống
MODULE 2 Purchasing Portal
  • 📋
    Demand List (Danh sách cần mua)
    Hệ thống tự tính: cần mua bao nhiêu, cho mã hàng nào. Mua hàng CHỈ CẦN chọn NCC và đặt PO. Không cần biết mua cho đơn nào.
    Cả hai
  • 🛒
    Quản lý PO
    Tạo PO, theo dõi trạng thái: đã gửi NCC, đang vận chuyển, đã về. Hệ thống tự link PO ↔ SO.
    Cả hai
  • ⚠️
    DMR Alert
    Khi QC fail hoặc nhận hàng sai → hệ thống tự tạo DMR và thông báo Mua hàng liên hệ NCC.
    Hệ thống
MODULE 3 Warehouse Portal
  • 📥
    Nhận hàng (Inbound)
    Nhập PO# → hệ thống hiển thị phân bổ: bao nhiêu cho SO nào, bao nhiêu nhập tồn. Kho chỉ cần kiểm đúng/đủ và xác nhận.
    Cả hai
  • 🔬
    QC Queue
    Danh sách lô chờ kiểm, tự sắp theo ưu tiên (Luồng A: có SO chờ > Luồng B: tồn kho). QC chỉ kiểm và nhập kết quả.
    Cả hai
  • 📦
    Pick / Pack / Ship
    Pick list tự sinh khi đủ hàng. Vị trí kho, số lượng, cert đều có sẵn. Kho chỉ lấy hàng → đóng gói → giao.
    Cả hai
  • 📊
    Inventory Dashboard
    Tồn kho real-time: on-hand, reserved, available. Cảnh báo low stock, aging, vị trí.
    Hệ thống
MODULE 4 Allocation Engine (Core)
  • ⚙️
    ATP Calculator
    Available-to-Promise: tính realtime khả năng đáp ứng cho từng SO line. ATP = On-hand − Reserved − Safety + PO incoming.
    Hệ thống
  • ⚙️
    Auto-Reserve
    Tự reserve hàng cho SO theo quy tắc EDD. Tự re-allocate khi có thay đổi (PO về, SO hủy, stock adjust).
    Hệ thống
  • ⚙️
    Routing Engine
    Tự phân Luồng A (cấp SO) / Luồng B (nhập tồn). Kho nhìn vào biết ngay không cần tự phân loại.
    Hệ thống
  • ⚙️
    Demand Calculator
    Tổng hợp nhu cầu mua: SO thiếu + safety stock − tồn − PO đang về = cần mua. Mua hàng chỉ cần nhìn con số.
    Hệ thống
PHẦN 8
Màn hình chính (Key Screens)
Mỗi vị trí chỉ cần 2-3 màn hình. Ít hơn = ít học, ít sai, nhanh hơn.
Vị trí Màn hình Mục đích Thông tin hiển thị chính
Sales Tạo SO Tạo đơn hàng mới Form nhập KH, SP, SL, deadline + ATP hiển thị realtime khi chọn SP
SO Dashboard Theo dõi đơn hàng Danh sách SO, trạng thái (chờ hàng / picking / packed / shipped), filter theo KH/ngày
KH & Lịch sử Tra cứu khách hàng Thông tin KH, lịch sử mua hàng, đơn đang mở
Mua hàng Demand List Biết cần mua gì Danh sách SP cần mua, SL, suggested NCC, lead time dự kiến
PO Management Quản lý đơn mua Danh sách PO, trạng thái (draft / sent / in-transit / received), DMR alerts
Kho Nhận hàng Nhận PO vào Nhập PO# → hiện danh sách SP + SL + phân bổ (SO nào / tồn). Nút xác nhận / báo sai lệch
QC Queue Hàng đợi kiểm tra Danh sách lô chờ QC, sắp theo ưu tiên. Click vào → form nhập kết quả đo + pass/fail
Outbound Queue Pick/Pack/Ship Danh sách SO sẵn sàng xuất, pick list, trạng thái từng bước. Cert + nhãn auto-gen
Inventory View Xem tồn kho Tồn kho theo SP: on-hand / reserved / available. Cảnh báo low stock, aging
Quản lý Overview Dashboard Nhìn toàn bộ Pipeline (bao nhiêu SO đang chờ, bao nhiêu đang pick...), throughput, bottleneck, KPI
TÓM TẮT CẤU TRÚC
4
Modules
9
Bước quy trình
10
Màn hình
5
Quy tắc Allocation
Con người làm việc vật lý (kiểm, lấy, đóng, giao) và quyết định kinh doanh (chọn NCC, giá).
Hệ thống làm việc logic (tính, phân bổ, route, thông báo, in ấn).