| Quy trình / Bước | Quy trình Hiện tại | Mong muốn (Mục tiêu) | KPI Đo lường |
|---|---|---|---|
| GIAI ĐOẠN 1: NHẬN HÀNG (Receive) | |||
|
1
Tiếp nhận đơn hàng & kiểm đếm
|
Nhận hàng, kiểm đếm thủ công bằng giấy. Ghi chép số lượng, chủng loại vào sổ tay, sau đó nhập lại vào Excel.
Thủ công
|
Scan mã vạch/QR code để tự động nhận diện sản phẩm. Dữ liệu đồng bộ trực tiếp vào hệ thống, loại bỏ nhập liệu kép.
Tự động
|
Thời gian nhập liệu: 30 phút → 5 phút/lô
Tỷ lệ sai sót: < 1% (hiện tại ~5%)
|
|
2
Phân loại & lưu kho tạm
|
Phân loại theo kinh nghiệm cá nhân. Vị trí lưu kho ghi bằng giấy, dễ thất lạc khi volume cao.
Thủ công
|
Hệ thống gợi ý vị trí lưu kho dựa trên loại sản phẩm & tiêu chuẩn. Tracking location real-time trên dashboard.
Tự động
|
Thời gian tìm hàng: 15 phút → 2 phút
Tỷ lệ thất lạc: 0% (hiện tại ~2%)
|
| GIAI ĐOẠN 2: KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG (QC) | |||
|
3
Tra cứu tiêu chuẩn kỹ thuật
|
Nhân viên QC tra cứu tiêu chuẩn (JIS, DIN, ASTM...) từ tài liệu giấy hoặc website bên ngoài. Mất thời gian, dễ tra sai phiên bản.
Thủ công
|
Hệ thống tự động tra cứu specs từ database nội bộ (fastener_specs.json). Auto-match tiêu chuẩn theo mã sản phẩm.
Tự động
|
Thời gian tra cứu: 10 phút → 10 giây/SP
Độ chính xác tra cứu: 100%
|
|
4
Đo kiểm kích thước & cơ lý tính
|
Ghi kết quả đo lên giấy, đối chiếu thủ công với bảng tiêu chuẩn. Kết quả Pass/Fail phụ thuộc kinh nghiệm người kiểm.
Thủ công
|
Nhập kết quả đo vào hệ thống, tự động so sánh với dung sai tiêu chuẩn. Highlight ngay giá trị ngoài dung sai (đỏ/xanh).
Bán tự động
|
Thời gian đánh giá: 20 phút → 5 phút/lô
Tỷ lệ phát hiện lỗi: ≥ 99.5%
Số lô kiểm/ngày: 10 → 25 lô
|
|
5
Phê duyệt kết quả QC
|
In phiếu kiểm tra, ký tay, lưu file giấy. Chuyển phiếu qua bộ phận khác bằng tay, dễ chậm trễ.
Thủ công
|
Phê duyệt điện tử trên hệ thống. Thông báo tự động đến bộ phận liên quan khi QC hoàn tất. Lưu trữ số hóa.
Tự động
|
Thời gian phê duyệt: 4 giờ → 30 phút
Tỷ lệ giấy tờ thất lạc: 0%
|
| GIAI ĐOẠN 3: ĐÓNG GÓI (Packing) | |||
|
6
Đóng gói & dán nhãn
|
Đóng gói theo chỉ thị bằng giấy. Nhãn dán được tạo thủ công trên Word/Excel, dễ sai thông tin sản phẩm.
Thủ công
|
In nhãn tự động từ hệ thống với thông tin đã validated. Packing list tự động sinh từ dữ liệu QC đã phê duyệt.
Tự động
|
Thời gian tạo nhãn: 15 phút → 1 phút/lô
Tỷ lệ nhãn sai: 0% (hiện tại ~3%)
|
| GIAI ĐOẠN 4: NHẬP KHO & CHỨNG CHỈ (Stock & Certification) | |||
|
7
Tạo chứng chỉ chất lượng (CO/CQ)
|
Tạo chứng chỉ bằng cách copy template Word, điền tay từng trường. Mỗi chứng chỉ mất 20-30 phút. Dễ sai dữ liệu.
Thủ công
|
Cert Manager tự động sinh chứng chỉ từ dữ liệu QC + template. Một click tạo CO/CQ hoàn chỉnh (PDF). Batch generate cho nhiều lô.
Tự động
|
Thời gian tạo cert: 30 phút → 1 phút/cert
Độ chính xác dữ liệu cert: 100%
Số cert/ngày: 5 → 50 cert
|
|
8
Nhập kho chính thức
|
Cập nhật Excel tồn kho thủ công. Không có cảnh báo hàng tồn lâu, khó theo dõi throughput từng giai đoạn.
Thủ công
|
Dashboard real-time hiển thị pipeline 4 giai đoạn. Cảnh báo bottleneck, aging alert, workload balance giữa nhân viên.
Tự động
|
Lead time tổng: 3 ngày → 1 ngày
Throughput: +200% số lô/tuần
|
| GIAI ĐOẠN 5: BÁO CÁO & TRUY XUẤT (Reporting) | |||
|
9
Báo cáo & phân tích
|
Tổng hợp báo cáo thủ công cuối tuần/tháng từ nhiều file Excel. Không có overview tổng quan, khó phát hiện xu hướng.
Thủ công
|
Dashboard tự động cập nhật: biểu đồ throughput, bottleneck, workload, aging. Xuất báo cáo PDF tự động định kỳ.
Tự động
|
Thời gian lập báo cáo: 4 giờ → real-time
Độ bao phủ dữ liệu: 100% (hiện tại ~70%)
|
|
10
Truy xuất lịch sử chứng chỉ
|
Tìm chứng chỉ cũ bằng cách lục file giấy hoặc duyệt thư mục máy tính. Mất 30 phút - 1 giờ mỗi lần tra cứu.
Thủ công
|
Tìm kiếm tức thì theo mã lô, sản phẩm, khách hàng, ngày. Lịch sử chỉnh sửa đầy đủ (cert_history.json).
Tự động
|
Thời gian truy xuất: 60 phút → 10 giây
Tỷ lệ tìm thấy: 100% (hiện tại ~85%)
|